Kostenbesparing bij Wijk bij Duurstede
I.P.O.H Consultancy in de praktijk: Gemeente Wijk bij Duurstede. In de zomer van 2005 heeft Initiative Consultancy de Gemeente Wijk bij Duurstede geadviseerd tijdens het keuzetraject bij de vervanging van de huidige printers en kopieermachines. Belangrijke uitgangspunten hierbij waren o.a. het verkrijgen van 1 integraal contract, inzicht verschaffen in de te maken keuze op middel – en lange termijn visie, kostenverlaging te realiseren.
Primaire Doelstellingen: Doelstelling van de opdracht was dat er 1:1 vervanging moest plaatsvinden van de benodigede apparatuur. Initiative Consultancy heeft een inventarisatie gedaan van alle huidige systemen binnen de Gemeente die te maken hebben met de documentenstroom. In dit kader moest er rekening gehouden worden met de diverse bewegingen tijdens de verbouwing van het Gemeentehuis. De Gemeente Wijk bij Duurstede produceert gemiddeld 1.500.000 afdrukken per jaar en is daarmee een middelgrote gemeente die een start heeft gemaakt met de digitalisering van de apparatuur. Het een en ander was in de afgelopen periode al doorgevoerd maar is door Initiative Consultancy na de inventarisatie anders en meer op de behoefte van de organisatie ingericht. Na het inventarisatie document en het schrijven van het programma van eisen heeft Initiative ook de begeleiding voor haar rekening genomen om de leverancierskeuze mede te bepalen. Een gewogen gemiddelde en een volledig onafhankelijk advies is uitgebracht aan de Gemeente Wijk bij Duurstede. Na de implementatie van het contract kan Initiatieve Consultancy opnieuw aan de slag. Evaluatie van het bereikte en kwaliteitsbewaking zijn dan de sleutelwoorden, maar tevens: voorbereiding van vervolgtrajecten. Digitale archivering wordt een onderwerp, evenals het (beter) benutten van e-mail in de communicatie tussen gemeente en burger, en dan vooral: de vertegenwoordigers van de burgers: de raadsleden. De digitalisering van de gemeentelijke documentaire communicatie staat nog maar aan het begin.